أدوات إدارة المشاريع
توفر هذه الأداة إرشادات حول كيفية تتبع المدفوعات لمراحل مختلفة من المشـروع في مشـاريع التـحول الرقمي الحكومي؛ إذ سيكون هناك الكثير من الفواتير لتتبعها خاصة عندما يتم تنفيذ المشاريع بالمنهجية المرنة آجايل.
في التحول الرقمي الحكومي قد يكون هناك قرارات مختلفة من مختلف أصحاب المصلحة مثـل الشــؤون المـالـية والقـانونـية والإدارة العليا واللجنة الرئيسية وغيرها، وهـذه الأداة تسـاعد في تتبع جميع القرارات.
أداة لتخطيط وتتبع جميع اجتماعات المشروع الأساسية ويوصى بجدولة جميع الاجتماعات الأساسية مثل اجتماعات اللجنة الرئيسية ومدراء العموم والتأكد من حجزها في جداول جميع أصحاب المصلحة مسبقاً لضمان عقد الاجتماعات وفقاً للجداول الزمنية المخطط لها.
للتأكد من تخصيص الوزارة لعدد كافٍ من الأشخاص لمختلف مراحل المشروع ويجـب أن يتمـاشى هـذا المخطط مع خطة التوريـد الخـاصة بالمورّد لضمـان عـدم وجـود أية معوقـات.
إجراءات وقائمة مراجعة اختبار قبول المستخدم
تحـدد هـذه الأداة جميـع الخطـوات والأنشطة القيـاسية التي يجب اتبـاعها من أجـل اختبـار قبـول المستخدم بكل فعـالية، وتضـم أيضـاً نمـوذج لقـائمة مرجعية يمكن استخـدامهـا أثنـاء اختبـار قبـول المستخدم لضمان مشاركة أعضاء اختبـار قبـول المستخدم بشكل فـاعـل، كما تضم 6 مراحل و37 توجيهاً تتعلق باختبار قبول المستخدم في هذه الأداة.
حاسبة الجدول الزمني للأهداف المرحلية
يسـاعد فريــق التميـز الرقمـي على احتساب الأهداف المرحلية بناء على الاتجـاهـات والمعـايير الوطنية، وقـد يتم مراجعة هذه الأهداف من وقت لآخر؛ لذلك تعد هذه الأداة فاعلة في التخطيط للجداول الزمنية الخاصة بأي مشروع.
يساعد منظم مواعيد «خارج المكتب» في التخطيط لتواجد أعضاء الفريق خلال مراحل مختلفة من المشروع كما يضمن وجود الأعضاء الرئيسيين خلال المراحل الرئيسية للمشروع.
تسـاعـد هذه الأداة على ضمـان تتبـع جميع المخرجات المخطط لها من خلال التخطيـط المنـاسب للمراجعة ووقـت المراجعة الفعال.
هي إرشادات من فريق التميز الرقمي بأن التغييرات يجب أن تكون منظمة ووفق آلية رسمية. على سبيل المثال تتطلب بعض التغييرات المواءمة مع ما جاء في محاضر الاجتماعات، في حين أن بعضها الآخر قد يحتاج إلى الحصول على موافقة المدير العام، وبعضها قد يحتاج إلى قرار وزاري وربما قرار من مجلس الوزراء. كما يجب أن تكون هناك متابعة وتتبع مناسبين حيث من المتوقع أن تؤدي مشاريع التحول الرقمي الحكومي إلى تغييرات في التشريعات واللوائح وغيرها ولا تقتصر على أتمتة الإجراءات الحالية.
حدد فريق التميز الرقمي بالمديرية العامة للتحول الرقمي وتمكين القطاعات بوزارة النقل والاتصالات وتقنية المعلومات بعض الأدوات لمساعدة مدراء المشاريع على مراقبة جداولهم. وتساعد النمـاذج على ضمان إدارة الوقـت وعـدم إهمـال العناصر الأسـاسية في خضم الأعمال اليـومية. (قائمة مراجعة مهـام مديـر المشـروع، ومنظّم المهـام الأسبـوعـية لمـديــر المشـروع، ومنـظّم المهـام الشهـرية لمدير المشروع. كما يتولى مدير المشروع مهمة الحفاظ على تزامن جميع مكونات المشروع، ولديه العديد من المهـام التنسيقيّة والإشـرافيّة.
كجـزء من التحول الرقمي الحكومي فإنه من المتوقع أن تكون هناك متطلبات لإجراء بعض التغييرات، ويسـاعـد هذا النموذج في توثيق تأثير القرار وكيفية ضمان توثيق جميع الجوانب المتعلقة بالقرار.
تساعد هذه الأداة في تحديد قائمة الخدمات المخطط لها في المشاريع إضـافـةً إلى تصنــيـف الخـدمــات. ويسـاعـد توثيق الخدمـات باستـخدام هذا النموذج أيضًا في الحصول على الخطة الشاملة للإطلاق.
يساعد متتبّع مراجعة المخرجات على تخطيط فعالية المراجعة، كما يساعد في التخطيط لتوفر الأعضاء المناسبين لمراجعة المخرجات، والتخطيط العكسي، والتأكد من اكتمال المراجعات في الوقت المحدد. كما يساعد في ضمان مراجعة جميع الفرق الأسـاسية للمخرجات الرئيسية من أجل ضمان مراعاة آراء جميع الأعضاء قبل التوقيع بالقبول.
نتـائج وتحديـد أولويـات اختبار قبول المستخدم
يساعد هذا النموذج في تسجيل مراجعة سبرنت واختبار قبول المستخدم ولضمان التصنيف المناسب لهذه الملاحظات؛ إذ من شأنه مساعدة الفريق على ضمان الإطلاق في الوقت المخطط له.
تقدم دائرة التميز الرقمي بالمديرية العـامة للتـحول الرقمي وتمكين القطاعات التـوجيه استنـاداً إلى منهجية معيارية لإدارة المشاريع متماشية مع أدوار مشتـركة مثل استشاري وزارة النقل والاتصالات وتقنية المعلومات، ومدير المشاريع بالوزارة، كما يقدم التوصيات للأنشطة المعتادة ضمن مشاريع التحول الرقمي الحكومي، ويمكن استخدام هذا التوجيه ومواءمته مع المشاريع المختلفة.
تساعد مدراء مشاريع التحول الرقمي الحكومي على احتساب قيمة العائد على الاستثمارات بعد تنفيذ مشروع التحوّل الرقمي الحكومي، وهي أداة قياسيّة تضمّ 18 مؤشرًا لضمان الاتساق في احتساب العائد على الاستثمار بين مختلف مشاريع التحول الرقمي الحكومي، ويحتاج فريق المشروع إلى إدخال 7 معلومات متعلقة بالمشروع للحصول على 12 مؤشرًا للعائد على الاستثمار.