نماذج إدارة المشاريع
ميثاق المشروع هو وثيقة رسمية موجزة تعطي مديــر المشروع صـلاحـيــة استـــخــدام مـوارد المؤسسة في أنشطة المشروع وتصف الأهداف العامة ونطاق العمل والمخاطر والتوقعات والتحـديـات والمتطلـبـات مـع التحقق من جدوى المشروع من خلال الالتقاء بأصحاب المصلحة الأساسيين.
خطة إدارة المشروع هي وثيقة تتضمـــن نطــاق عمل المشـروع وأهدافه، وتتمثل الاستخدامات الأساسية لخطة إدارة المشروع في توثيـق توقعـات وقـرارات التخطيط، وتسهيل التواصل بين أصحاب المصلحة في المشروع، وتوثيق نطاق العمل والتكلفة وخطوط الأساس للجدول الزمني المعتمدة للمشروع.
سـجــل ضبط التغييرات هـو وثـيـقـة يستخدمـهـا فـريــق المشــروع لتسجـيـل طلـبــات التغيير ومتابعتها طوال مدة المشروع.
نمـوذج طلب التغيير هو أداة إدارة المشــروع الأســاسـيـة المستخدمة لطلب أي تغييرات على مشـروع معـيـن. ويشتـمل طلب التغيير على وصف التغيير وسبـب الطلـب والخـيـارات التي تم الأخذ بها وتحليل التأثير.
محضــر الاجتمــاع هــو السجــل المكتوب الذي يتضمن كل ما يحدث أثناء الاجتماع، ويستخدم لإبـلاغ الأشخاص الذين لم يحضروا الاجتمــاع بمجريــات الاجتـمــاع، أو لمتـابعة ما قـد تـقـرر خـلال الاجتمـاع حتى يمكن الرجوع إليه والاسترشاد به في اتخاذ القرارات المستقبلية.
يـوثـق نموذج سجـل المـخاطـر تفاصيل المخاطر التي ينطوي عليـها تنفيذ أي مشروع، حيث أنه يعطي وصفًـا للمخـاطـر ومــدى احتمالية حدوثها ويساعد على تتبعها، ويستعرض هذا النموذج خلال الاجتماع الأسبوعي.
يوثق نموذج سجل المشكلات تفـاصـيـل المشكلات التي يـتـم تحديــدها أثنـاء مـدة المشـروع، حيث يقدم وصـفًا لكل مشكلة، والمسبب، والإجراءات المخطط لاتخـاذهـا، والتـاريـخ المتـوقـع لمعالجة هذه المشكلات
يهدف نموذج التقرير الأسبوعي المــــقـــدم من مكتــب إدارة المشـاريع إلى توحيد عناصر تقرير الحـالة الأسـبـوعي في جمـيـع مشاريع التحول الرقمي الحكومي، وينصح باستخدام هـذا النموذج واستعراضه أثـنـاء الاجتماع الأسبوعي.
لضمــان تـوحـيـد وتبســيــط الموضوعــات التي يـجب التطرق إليـها في اجتمــاعــات اللجنـة الرئيسية، وكذلك لضمان تركيز الفِـرَق على العناصر الاستراتيجية دون التطــرق إلى الجـوانــب التشغيلية مع اللجنة الرئيسية.
الحد الأدنى من عناصر المتابعة التي يجب على المورّد إعدادها ومشــاركــتـها شـهـريًا لتـقـديم التوجيـهـات وتحقـيـق وحــدة العمل بين الوزارات.
تقرير إنهاء المشروع هو وثيقة تضفي الطابـع الرسمـي على إغلاق المشــروع، وتـؤكد على استيـفاء معايير قـبول العميل، وتتطلـب الاعتمـاد النهـائي من راعي المشروع لإغلاقه.
يُـعـد استـخـلاص الـــدروس المستفادة جزءًا لا يتجزأ من أي مشروع، حيث تستكمل الوثيقة الرسمية للدروس المستفادة أثناء عملية إغلاق المشروع، ويجب أن يتم استخلاص الدروس المستفادة طوال مدة تنفيذ المشروع لضمان تـوثــيـق جمـيـع المعلومات في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة.